Produk Utama · Business Automation

AR Collection Automation untuk reminder invoice, surat peringatan, somasi, follow-up AI, dan reporting manager.

Solusi automation untuk membantu tim finance, collection, dan legal mengelola invoice overdue secara konsisten, terdokumentasi, dan siap dievaluasi oleh manager.

Request Demo / Kirim Brief Diskusi via WhatsApp

Problem

Follow-up invoice sering terlambat, tidak konsisten, dan sulit diaudit.

Tim collection biasanya mengandalkan manual reminder, spreadsheet terpisah, dan komunikasi yang tersebar di email atau WhatsApp. Akibatnya, invoice jatuh tempo tidak selalu ditindaklanjuti tepat waktu, status SP tidak rapi, dan manager sulit membaca risiko outstanding.

Solution

Workflow automation yang menjalankan reminder, escalation, dan reporting.

Sistem membaca due date dan aging invoice, lalu menyiapkan email, surat, SP, somasi, AI follow-up, dan reporting manager sesuai tahapan. Untuk tindakan legal, sistem menggunakan approval gate sebelum surat dikirim.

Before vs After

Dari follow-up manual menjadi workflow collection yang terukur.

Before

Collection masih manual dan sulit diaudit

  • Reminder invoice sering terlambat atau tidak konsisten.
  • Status SP1, SP2, SP3 tersebar di spreadsheet dan email.
  • Somasi tidak selalu punya approval trail yang rapi.
  • Manager sulit membaca aging, risiko, dan prioritas follow-up.
  • Respons customer tidak terdokumentasi dalam satu histori.
After

Collection berjalan dengan trigger, approval, dan reporting

  • Reminder H-3 dan payment request dibuat otomatis.
  • SP1, SP2, SP3 mengikuti aging keterlambatan.
  • Somasi menggunakan approval manager/legal sebelum dikirim.
  • Manager mendapat dashboard dan report harian/mingguan.
  • AI membantu draft follow-up dan ringkasan respons customer.

Implementation Options

Bisa dimulai sederhana, lalu dikembangkan menjadi sistem penuh.

MVP

Spreadsheet + Email Automation

Cocok untuk validasi awal menggunakan Excel atau Google Sheets, template email, dan report basic.

  • Invoice aging tracker
  • Email reminder basic
  • Daily/weekly summary
Professional

Dashboard + Approval Workflow

Cocok untuk tim collection yang butuh kontrol lebih rapi, template surat, approval, dan dashboard.

  • Web dashboard
  • Template SP dan somasi
  • Manager/legal approval
Enterprise

ERP Integration + AI Layer

Cocok untuk organisasi yang perlu integrasi data, audit log, AI summary, dan escalation control.

  • ERP/API integration
  • Audit log lengkap
  • AI response summary

Data Required

Data minimal untuk memulai automation

Invoice Number Customer Name Customer Email Invoice Amount Due Date Payment Status PIC Collection Invoice Attachment Template Surat / Email Approval Person

Manager Report Preview

Daily Collection Report

Total OutstandingRp 1.280.000.000
Due Today18 invoices
Overdue 1–7 Days42 invoices
Overdue 8–14 Days25 invoices
Overdue 15–21 Days14 invoices
Overdue >21 Days9 invoices
Legal Notice Pending Approval3 customers
Top Risk Customers10 accounts

Package Positioning

Pilih scope implementasi sesuai kesiapan data dan kebutuhan tim.

Harga final tetap bergantung pada volume invoice, jumlah template, approval flow, channel pengiriman, dan kebutuhan integrasi. Paket ini dipakai sebagai struktur awal diskusi.

Starter

MVP Spreadsheet Automation

Untuk validasi cepat menggunakan Excel/Google Sheets, template email, dan reporting basic.

  • Invoice aging tracker
  • Reminder H-3 dan due date
  • Basic SP status
  • Daily/weekly report sederhana
Diskusi Starter
Professional

Dashboard + Approval Workflow

Untuk tim collection yang butuh sistem lebih rapi dengan dashboard, approval, SP, somasi, dan audit log.

  • Web dashboard
  • SP1, SP2, SP3 automation
  • Somasi dengan approval
  • Manager report preview
  • AI follow-up draft
Request Professional Demo
Custom Enterprise

Integration + AI Governance

Untuk perusahaan yang membutuhkan integrasi ERP/API, role user, audit trail, dan governance lebih ketat.

  • ERP/API integration
  • Multi-user access
  • Advanced audit log
  • AI response classification
Diskusi Enterprise

Case Study Simulation

Simulasi perusahaan B2B dengan 300 invoice per bulan.

Contoh ini dibuat sebagai simulasi operasional agar calon klien bisa melihat bagaimana AR Collection Automation bekerja dari kondisi manual menuju workflow yang lebih terukur.

Buka Case Study
Kondisi Awal300 invoice/bulan, follow-up tersebar, SP tidak seragam.
SolusiTrigger reminder H-3, SP1-SP3, somasi approval, AI follow-up.
OutputDashboard aging, report manager, audit log, escalation list.
Dampak OperasionalFollow-up lebih konsisten dan prioritas collection lebih mudah dibaca.

Implementation Timeline

Gambaran implementasi 4 minggu untuk versi Professional.

Week 1

Mapping

Mapping data invoice, aging rule, template surat, PIC, dan approval person.

Week 2

Workflow Setup

Setup reminder, payment request, SP1, SP2, SP3, dan somasi approval.

Week 3

Dashboard & Report

Setup dashboard, report manager, audit log, dan AI follow-up draft.

Week 4

Testing & Go-Live

Testing workflow, revisi template, user handover, dan go-live bertahap.

Trust & Governance

Didesain untuk kontrol, bukan automation yang lepas kendali.

Sistem collection harus menjaga dokumentasi, approval, dan batasan komunikasi. Karena itu, AR Collection Automation ditempatkan sebagai workflow assistant yang membantu tim, bukan pengganti pengambilan keputusan legal.

Human approvalSP3, somasi, dan legal escalation tetap memakai approval.
Audit trailHistori email, status, approval, dan follow-up terdokumentasi.
Template basedPesan mengikuti template yang sudah disetujui perusahaan.
Privacy awareData customer dan invoice dikelola sesuai kebutuhan workflow.
Manager visibilityManager melihat outstanding, aging, dan escalation risk.
Legal disclaimerAutomation ini bukan pengganti nasihat hukum formal.

Who This Is Not For

Tidak semua bisnis perlu sistem collection automation penuh.

  • Bisnis dengan invoice sangat sedikit dan follow-up masih bisa dikelola manual.
  • Perusahaan yang belum memiliki data invoice minimal seperti due date dan status pembayaran.
  • Tim yang ingin AI mengirim somasi tanpa review manusia.
  • Workflow collection yang belum memiliki PIC, template, atau approval person yang jelas.

Lead Magnet

Download / print AR Collection Readiness Checklist.

Gunakan checklist ini untuk menilai apakah data invoice, template surat, approval flow, dan reporting manager sudah siap diautomasi.

Buka Checklist Request Demo

Impact Estimator

Estimasi dampak operasional sebelum demo.

Estimator ini bukan proyeksi finansial final. Tujuannya hanya membantu membaca potensi penghematan waktu follow-up dan prioritas workflow collection.

Estimasi waktu manual 16 jam / bulan

Gunakan hasil ini sebagai bahan diskusi scope automation.

Collection Flow

Trigger otomatis berdasarkan due date dan aging keterlambatan.

H-3Reminder Invoice

Email reminder sebelum jatuh tempo.

Hari HPayment Request

Surat permintaan pembayaran.

H+7SP1

Surat Peringatan 1.

H+14SP2

Surat Peringatan 2.

H+21SP3

Surat Peringatan 3.

LegalSomasi 1, 2, 3

Legal notice dengan approval.

AIFollow-up Draft

Draft respons dan ringkasan customer.

ReportManager Reporting

Dashboard dan email summary.

Deliverables

Output yang bisa dibuat

  • Invoice aging tracker dan customer collection status.
  • Email template reminder, payment request, SP1, SP2, SP3.
  • Template somasi 1, 2, 3 dengan approval workflow.
  • AI follow-up draft dan ringkasan respons customer.
  • Dashboard outstanding, aging bucket, dan escalation list.
  • Daily / weekly reporting untuk manager collection.

Ideal Users

Cocok untuk tim yang butuh collection control lebih rapi

  • Finance dan AR team.
  • Collection dan credit control team.
  • Legal dan compliance team.
  • B2B service company, distributor, leasing/internal AR.
  • Perusahaan dengan invoice recurring atau customer overdue tinggi.

FAQ AR Collection

Pertanyaan penting sebelum implementasi.

FAQ ini membantu calon klien memahami scope, kontrol legal, AI follow-up, dan data yang dibutuhkan.

Apakah surat peringatan dan somasi dikirim otomatis tanpa approval?

Tidak disarankan. Reminder dan payment request dapat dibuat otomatis. Untuk SP3, somasi, dan legal action, sistem sebaiknya menggunakan approval manager atau legal terlebih dahulu.

Data apa yang dibutuhkan untuk menjalankan automation ini?

Minimal dibutuhkan nomor invoice, nama customer, email, nominal tagihan, tanggal jatuh tempo, status pembayaran, PIC collection, dan template surat atau email yang akan digunakan.

Apakah AI bisa langsung menghubungi customer?

Bisa dibuat untuk menyusun draft follow-up dan membaca respons customer. Namun untuk pesan sensitif atau bernada legal, tetap lebih aman menggunakan human approval sebelum dikirim.

Apakah sistem ini bisa dimulai dari Excel atau Google Sheets?

Bisa. MVP dapat dimulai dari spreadsheet, lalu berkembang menjadi dashboard berbasis web jika volume invoice dan kebutuhan approval semakin kompleks.

Apakah dashboard manager bisa dibuat harian atau mingguan?

Bisa. Reporting dapat dibuat harian, mingguan, atau berdasarkan threshold seperti outstanding terbesar, aging lebih dari 21 hari, atau customer yang perlu eskalasi.

Request Demo

Ingin lihat AR Collection Automation disesuaikan dengan workflow perusahaan?

Kirim brief awal agar scope, data invoice, template surat, approval flow, dan reporting manager bisa dipetakan.

Request Demo AR Collection Lihat Demo di Homepage